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El presente trabajo fue elaborado en equipo por los alumnos de primer año de la carrera de Ingeniería de Ejecución en Administración de Empresas de la Universidad del BioBio, Chile. Aquí investigaron sobre los modelos contemporáneos de administración, que actualmente son muy necesarios para enfrentar este mundo tan competitivo, y los aplicaron a empresas locales. Aquí podrás encontrar los modelos de : KAIZEN, BENCHMARKING,NORMAS ISO 9000 E ISO 14000,REINGENIERIA Y CALIDAD TOTAL. Estos temas tienen incorporado un resumen ejecutivo para la comodidad del lector.

Envíar mensaje de agradecimiento a este gran equipo: cescobar@alumnos.ubiobio.cl

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INFORME EJECUTIVO MODELO KAYSEN E
ISO 9000.


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Informe ejecutivo de las normas ISO 9000

Las diferentes organizaciones destinadas a satisfacer necesidades de acuerdo a las expectativas del cliente cada vez más exigentes, están siendo obligadas a emplear sistemas cada vez más efectivos y eficientes los que deberían producir mejoramientos continuos en la calidad y por consiguiente aumenta la satisfacción de los clientes.

El sistema de calidad debe diseñarse de acuerdo a la empresa, a sus objetivos, producción o servicios o a su economía.

La finalidad del sistema de calidad es hacer que la empresa sea rentable y competitiva.

Para implantar un Sistema de Calidad se debe realizar un chequeo previo en la empresa

para elaborar un diagnóstico que nos permita priorizar, planificar, y organizar las distintas actividades que deben llevarse a cabo en la implementación del Sistema de Calidad.

El tiempo para implementar un Sistema de calidad es (10 y 20 meses aprox.)

Los sistemas de Calidad pueden aplicarse a todo tipo de empresas. 

PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

PARA IMPLANTAR UN SISTEMA DE CALIDAD DEBEN CREARSE

- Auditorías - Costos de no calidad

Las ISO 9000 son una familia de normas internacionales para gestionar la calidad, desarrollar, implementar y mejorar los sistemas de calidad en las empresas. Afectan tanto a productos como a servicios en las ISO 9000 se da énfasis a la satisfacción de las necesidades del cliente, para aplicarlas se necesita el compromiso y la participación de todos los trabajadores. También es necesario una amplia información y una formación adecuada.

Estas normas han sido preparadas por la división de normas del Instituto Nacional de Normalización ( INN ).

La norma 9001 se aplica a empresas que diseñan, fabrican, ensayan, revisan, controlan y venden productos. Tienen servicio posventa.

La norma 9002 se aplica a empresas que fabrican, ensayan, y finalmente instalan. Tienen servicio posventa.

La norma 9003 se aplica a empresas que ensayan, finalmente revisan, controlan y venden, no diseñan ni fabrican. Tienen servicio posventa. 

Cuando una empresa tiene implementado un sistema de calidad basado en una norma de la serie 9000 puede solicitar que un organismo reconocido le certifique el sistema.

Los auditores realizan una visita previa a la empresa para constatar que lo expuesto en la documentación es cierto y detectar las precariedades, una vez obtenido el certificado el organismo certificador realiza una auditoría anual. Cada auditoría que se realice provoca un nuevo informe, y si procede un plan de acciones correctivas.

La certificación consiste en la emisión de un documento que atestigua la implementación del sistema de calidad que proporciona al cliente productos y o servicios libres de defectos y acorde a sus necesidades.

Cada 3 años se realiza una auditoría de renovación, en el caso de no superar una auditoría de renovación se retira el certificado y se pierden así todos los derechos que este otorga. 

ISO 9001

Esta norma consta de 20 cláusulas que son las siguientes: 

1.1 Política de Calidad: El proveedor debe asegurar que mantiene una política de calidad en todos los niveles organizacionales de la empresa.

1.2 Responsabilidad y Autoridad: La responsabilidad y autoridad del personal que dirige, ejecuta, verifica deben estar definidas y documentadas.

1.3 Recursos : Los proveedores deben proveer a la empresa de recursos adecuados.

1.4 Representante de la Gerencia: La gerencia del proveedor debe designar a un miembro para que asegure que se mantiene un sistema de calidad.  

    1. Procedimientos: El proveedor debe establecer y mantener procedimientos documentados para implementar y controlar la aplicación de las técnicas estadísticas.

Para que la norma ISO 9000 sea implantada debe cumplir con los siguientes requisitos:

La norma ISO requiere que la dirección documente formalmente su política sobre calidad, y además debe asegurarse que es entendida por todos los implicados y debe comprobar que será totalmente implantada, la política debe reunir las expectativas y necesidades de los clientes de la empresa, debe tener relevancia y ser expuesta en distintos lugares de ella.

La estructura formal organizativa: debe existir un grupo de núcleo para la gestión de la calidad que puede competir con todos los departamentos que funcionan en la empresa. Cada departamento deberá tener una estructura bien definida y se delega la autoridad a algunos subgrupos, de esta manera se facilita el marco para una función de calidad ampliamente distribuida.

Existe un consejo o comité de calidad que ayuda a fomentar la identificación del conjunto de la empresa con la calidad.

Una de las responsabilidades más importantes de la dirección es la de orientar a los empleados hacia la calidad y crear el ambiente adecuado para la implantación del sistema de calidad.

Para que los pedidos se repitan y se mantengan dependen exclusivamente de la capacidad de satisfacer al cliente tanto en la calidad del producto, como en el cumplimiento del plazo establecido para su entrega, por esto

Una empresa debería contar con el adecuado procedimiento de revisión de contratos, que una vez implantado incide satisfactoriamente en la reducción y hasta total eliminación de los conflictos o malos entendidos que pudiesen surgir entre proveedores y clientes la mayoría de los diseñadores, debido ala gran competencia, se ven obligados a lograra diseños de productos con más calidad y que puedan ser fabricados con costos un mas reducidos. Aunque el aspecto exterior del producto no pueda afectar directamente el funcionamiento de este, es importante la estética ya que contribuye en forma decisiva ala primera impresión del cliente.

El objetivo del sistema de calidad es planificar, hacer que todo el personal conozca debidamente los procedimientos normalizados para llevar a cabo sus funciones. Los cambios en los documentos deberán efectuarse únicamente después de una revisión formal por parte del departamento responsable para preparar y aprobar el documento original.

Para entregar un producto de buena calidad hay que asegurar también la calidad de las materias primas. Las operaciones de compra deben controlarse convenientemente, ya que es responsabilidad de la empresa el asegurarse que todos los materiales y servicios obtenidos de fuentes externas cuentan plenamente con un procedimiento reglamentado para evaluar a los proveedores.

Dentro de otros requisitos que tiene la implantación del sistema de calidad esta el control de procesos.

En los últimos años se ha producido un progreso importante en cuanto a las tecnologías de producción, que permiten afrontar una creciente variedad de productos, los requisitos de los consumidores son cada vez mas exigentes.

Para que el control, de proceso sea plenamente eficaz debe incluir la detección, análisis, retroalimentacion (para los operadores implicados) y la acción correctora. 

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Informe ejecutivo modelo Kaysen

Los japoneses desarrollaron el kaizen con el propósito de aumentar la calidad y reducir costos. 

“Kaizen significa, mejoramiento o más bien mejora continua ya en la vida personal, la vida del hogar, la vida social, y la vida laboral”. 

Prácticamente todas las empresas japonesas aplican el Kaizen, y se cree que es la base del gran desarrollo empresarial del Japón. 

Como hemos dicho Kaizen es un modelo japonés de mejoramiento continuo, que tiene como idea dar pequeños pasos en mejorías de la organización, lo que es fundamental para alcanzar en un largo plazo la clave de éxito, esto se va consiguiendo progresivamente e involucra toda la empresa donde éste se aplique. 

Bajo esta detonación se adquieren un grupo de técnicas, bajo la filosofía de cuatro principios:  

  1. Estandarización:

Es la capacidad que tiene una organización para responder siempre, de la misma forma ante estímulos iguales, si se desea adoptar el Kaizen. 

  1. Convencimiento:

Para poder lograr que el personal de la empresa se introduzca en Kaizen, tome conciencia y sensibilidad, se debe transmitir el espíritu del “mejoramiento continuo”, queriendo decir que primero debe estar motivada y convencida la gerencia o dirección de la empresa, para poder transmitirles a los trabajadores, mediante formación, motivación y predicando con el ejemplo. 

  1. Empleo de Técnicas:

Kaizen tiene su filosofía, pero también se necesita el empleo de técnicas especificas para mejorar los niveles de productividad, satisfacción y calidad de la empresa. Los procesos de estas metodológicas especificas, siempre deben ejecutarse a través de equipos de trabajos o por medio de un personal asignado por la dirección de la empresa. 

  1. Disciplina:

Es la responsabilidad y obligación que deben asumir todos los integrantes de una empresa, la disciplina cumple el rol de controlador, impidiendo que el objetivo de mejoramiento continuo que implica Kaizen, sea un montón de buenas ideas sin ninguna realidad practica.

KAIZEN ORIENTADO A LA ADMINISTRACION

Este primer punto se especializa en los aspectos lógicos y estratégicos de mayor importancia y da pie a la manutención del progreso y la moral, además lleva consigo distintos métodos que son muy importantes que se desarrollen dentro de una empresa. La palabra Kaizen es posible definirla como un mejoramiento que involucra a todos, ya sea administración alta, media o baja, en ello están presentes tanto gerentes como trabajadores, los cuales deben trabajar en conjunto para que los resultados sean efectivos. 

 En una empresa este concepto se encuentra tan asimilado en las mentes de los trabajadores que, en ocasiones, ni ellos mismos se percatan que en la práctica lo están utilizando. 

Tanto gerentes como trabajadores deben estar siempre en constante mejoramiento y realizando a su vez una variada gama de proyectos con un trabajo en conjunto para así mantener bien cuidado su puesto. 

Kaizen comprende también el buscar mejores formas de hacer las cosas, más baratas, más confiables, más rápidas, lo que a su vez es lo que el cliente esta buscando y por ende lo satisface y con ello ayuda a darle a la empresa mayor capacidad competitiva. 

En este punto destacamos la necesidad del trabajo en equipo, el determinar las posibilidades reales de mejora, el identificar y avanzar hacia la resolución de los objetivos, la distribución de las tareas sobre la base del conocimiento real de las personas, en fin el establecer una metodología adecuada de trabajo. 

Este punto está orientado a las organizaciones en línea, de manera indirecta, a través de gerentes, de línea o indirecta a traves de las organizaciones funcionales transversales, lo primero para romper las barreras de comunicación existentes entre cada departamento para que la alta administración aclarara sus metas de la calidad y las desplegara a todos sus empleados en todos sus niveles, y lo segundo para introducir las políticas de Kaizen en toda la compañía, esto se hace con la creencia de que es esencial el trabajo en conjunto para lograr la dedicación a la realización de la meta. 

Es necesario que las sugerencias de los subalternos sean escuchadas por los jefes o gerentes de las empresas, y junto con ello es importante también que un gerente se preocupe día a día por la seguridad de sus trabajadores, para evitar accidentes, ya que estos ocasionan grandes perdidas en el ámbito de una empresa, además es bueno identificar aquellos trabajos improductivos que se realizan dentro de ella y buscar la manera de eliminarlos. 

KAIZEN EN LAS INSTALACIONES.

Por el lado de las instalaciones podemos encontrar claras oportunidades que podemos utilizar para el progreso de la empresa buscando siempre el control de calidad en la etapa de producción ya que éste es un elemento vital para lograr tal efecto. 

Los administradores japoneses estiman que las nuevas máquinas necesitan ser mejoradas aunque estas son fabricadas a la medida ya que ellos piensan que hasta la mejor maquinaria requiere de una revisión, es por ello que la mayoría de las fábricas tienen el poder de reparar y construir sus máquinas. 

Para interiorizarnos mas en este tema vemos como se va creando la intención y la necesidad de organización como por ejemplo tenemos el caso de la Fuji Xerox que tenía su planta en un absoluto desorden luego esta compañía opta por Kaizen y cambian la disposición de la planta para lograr una mayor utilidad, también tenemos el caso de Mitsubishi Motors Australia y la 3 M´s Data Recording products que modificó su planta en Weatherford reduciendo el inventario a una cuarta parte del nivel anterior. 

Producción justo a tiempo 

En la mayoría de las compañías, empresas, etc. Ocurre un grave problema que es la sobreproducción ya que conduce al despido. Debido a este grave problema se ideó un sistema de producción para evitarlo éste consiste en 2 características estructurales. 

  1. El concepto justo a tiempo
  1. Jidohka

El primero quiere decir que las unidades que están listas para ser transportadas a la siguiente etapa de producción deben nuevamente regresar a lo anterior para obtener el número exacto de unidades requeridas y entonces, se llevan a la etapa siguiente. 

El segundo es la característica estructural básica. Al hablar de Jidohka nos referimos cuando las máquinas se han diseñado para detenerse automáticamente cuando exista algún problema en ellas, este sistema facilita el trabajo de los empleados ya que deben atender las máquinas solas cuando tengan problemas, así el trabajador puede hacerse cargo de varias máquinas a la vez lo que mejora considerablemente la productividad. 

KAIZEN ORIENTADO AL GRUPO.

Hoy en día, los trabajadores no les interesa los trabajos cotidianos y aburridos, sino más bien les interesa innovar y experimentar cosas nuevas. Por esto mismo al trabajador no le gusta sólo recibir ordenes, porque se le restringe de sus capacidades físicas y mentales, si modificamos esto el trabajador puede hacer planes y controlar y la administración se encarga de motivarlos y el gerente de dirigirlos y apoyarlos. 

Los grupos pequeños son grupos pequeños de voluntarios informales organizados para ejecutar tareas específicas en el taller, estos grupos fueron creados para estimular el desarrollo entre sus miembros. 

Dos temas son los que causan conmoción en la comunidad comercial del Japón. Uno es el CTC y el otro son las actividades de los grupos pequeños, por ello las compañías japonesas han trabajado duramente para mejorar la calidad y así producir productos de calidad que satisfagan las necesidades de mercado. 

El origen de los Círculos de Calidad fue cuando se creo una revista sobre el control de calidad en 1962, capacitando a capataces y trabajadores a estudiar juntos y adquirir los últimos conocimientos sobre el control de calidad. Los círculos se formaron por los propios empleados por su propia voluntad, para hacer su trabajo más significativo y valioso.  

Los gerentes durante los últimos 30 años han descubierto que el control de calidad proporciona beneficios que lleva al aumento de productividad y disminución de los costos, ya que el control de calidad es una preocupación común tanto para trabajadores como para la administración, después de todo la calidad es la única forma de permanecer competitivo y servir al cliente. 

Con respecto a los grupos pequeños estos representan una forma no confrontacional e informal de resolver los problemas e introducir mejoramiento. Por contraste, la negociación colectiva al estilo occidental es confrontacional e informal. Algunas de las ventajas del grupo pequeño son: Se fortalece el sentido de trabajo en equipo ya que los miembros del grupo comparten y coordinan mejor sus funciones respectivas, la moral se mejora, los trabajadores adquieren nuevas habilidades y conocimientos desarrollando actitudes más cooperativas, el grupo se sustenta así mismo y soluciona problemas que en caso contrario se dejarían a la administración. 

Las actividades del CC son voluntarias, la administración no obliga a los empleados, estos se pueden reunir después del trabajo, pero estas horas pueden ser pagadas o no por la administración y esta puede expresar su aprecio y estímulo cuando las actividades han sido fructíferas.  

KAIZEN ORIENTADO AL INDIVIDUO 

Este es uno de los puntos que abarca el kaizen en general, se manifiesta a través de la forma del sistema de sugerencias. 

 El kaizen o mejoramiento orientado a los individuos de una empresa, tiene oportunidades casi ilimitadas, un ejemplo practico podría ser el que un simple trabajador de una gran compañía formule una sugerencia de mejoramiento la cual modifique y mejore todo el funcionamiento de esta. 

La idea principal del kaizen orientado al individuo es transformar a los trabajadores de una empresa, este quiere prácticamente que todos estos sean trabajadores modelos. 

El sistema de sugerencias es un punto muy importante dentro de este tema, se manifiesta de las formas Individuales y Grupales; y consiste en que los trabajadores formulen sus sugerencias de la mejor forma posible, ya que estos son los que están en contacto directo con la producción y no los ejecutivos. El orden lógico que debería seguir el proceso de mejoramiento según los japoneses de la JAPAN HUMAN RELATION ASSOCIATION, seria el siguiente:  

  1. Mejoramiento en el trabajo propio
  1. Ahorros en energía, material y recursos
  1. Mejoramiento en el entorno del trabajo
  1. Mejoramiento en maquinas y procesos
  1. Mejoramientos en artefactos y herramientas
  1. Mejoramiento en el trabajo de la oficina
  1. Mejoramiento en la calidad del producto
  1. Ideas para los nuevos productos
  1. Servicios para y relación con el cliente
  1. Otros

El kaizen orientado al individuo consta de tres etapas las cuales son: 

  1. ETAPA 1: Acá se ayuda a los trabajadores a formular preguntas.
  1. ETAPA 2: Acá son educados para que formulen mejores sugerencias.
  1. ETAPA 3: Acá se ven los resultados de las dos etapas anteriores, con las sugerencias que estos(trabajadores) formulen.

Los japoneses que copiaron el kaizen a los norteamericanos en uno de sus viajes, definieron las 5 Ss, que son un sistema de sugerencias que consiste en que todos los integrantes de la compañía, se reúnan mensualmente llevando sugerencias; la mejor de estas, sera premiada por los ejecutivos de la empresa; las 5 Ss son las siguientes: 

  1. SEIRI (enderezar):

Descartar lo innecesario. 

  1. SEITON (reducir búsquedas):
  1. SEISO (limpieza):
  1. SEIKETSU (aseo personal):

Todos deben andar aseados dentro de la empresa. 

  1. SHITSUKE (disciplina y buenos hábitos de trabajo):

En conclusión, el kaizen orientado al individuo esta representado en un sistema de sugerencias, que es muy eficaz para la solución de los problemas de las empresas.  

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